We zijn de hele dag bezig met de mail! Van ’s ochtends vroeg tot laat in de avond.
De afgelopen weken heb ik meegereisd en meegeluisterd met adviseurs. Wat opvalt; we zijn de hele dag bezig met de mail! Van ’s ochtends vroeg tot laat in de avond. Deze week heb ik de proef eens op de som gesteld. Ik stelde zeven adviseurs de vraag ‘Wat ga je doen zo meteen?’. Er kwamen verschillende antwoorden van ‘Een advies uitwerken’ tot ‘Een offerte maken’. Niemand zei; ik ga de mail bekijken. Maar, wat gebeurt er zodra de adviseur met zijn voornemen aan de slag wil gaan? De mail wordt open gezet en bij ieder mail is de adviseur afgeleid. Is dat wel zo logisch?
Terug in de tijd
Denk even mee. De mail is de nieuwe vorm van ‘post’. Het woord mail betekent zelfs letterlijk ‘post’. Stel, we gaan naar de tijd waarop er nog geen e-mail was. U komt op kantoor en neemt uzelf voor om een voorstel te gaan schrijven. Nog voordat u begint pakt u uw hele bureau, inclusief stoel en printer op. U gaat voor de voordeur zitten, waar de brievenbus zit. U gaat zitten werken en iedere keer als een reclame folder, brief of bericht door de brievenbus valt, stopt u met werken. U maakt de brief open en leest hem vluchtig door. Maar doet er vervolgens niks mee. Dat is toch niet logisch? Waarom doen we dat dan wel bij de mail?
Bespaar tijd, en daarom…
Zie de mail als ouderwetse post. De postbode kwam vaak één of twee keer (bij interne post iets vaker) per dag en gaf de post in een stapeltje. U maakte alles in één keer open en legde het in het juiste postbakje; direct doen of later uitwerken. Zodra u aan het postbakje toe was, ging u er pas mee aan de slag. Doe het zelfde met de mail:
- Wees uw eigen postbode; open de mail een aantal keer per dag (natuurlijk wel zo, dat u uw klant snel van dienst bent)
- Denk; de mail lezen is de mail afhandelen of in het juiste bakje plaatsen
- Zet de pop-up van Outlook in uw scherm uit
- Bepaal de prioriteit van de mail voordat u er iets mee doet (communiceer er wel over)
- Zie het behandelen van mail als aparte taak, die u een aantal keer per dag doet
Succes om in minder tijd meer voor de klant te doen!
PS. Uit onderzoek blijkt, dat u bij iedere pop-up van een nieuwe mail, een kwartier geestelijk afgeleid bent!
Joost Riphagen
Professionele trainer & coach at DOOR Training & Coaching
