Goede planning en het vooraf testen van scenario’s zijn cruciaal om de gevolgen van een terugroepincident te voorkomen of te verminderen.
Recent introduceerde ACE in samenwerking met red24assist de ACE Global Recall Protection voor middelgrote Europese bedrijven in de voedings-en drankenindustrie. Zie ook: Preventief risicoadvies is onderdeel van ACE Global Recall Protection
Tien tips van ACE en red24assist om te trachten een product recall te voorkomen.
1. Ontwikkel een product recall plan
Ontwikkel uw recall plan en houd dit actueel. Een plan helpt duidelijk te maken wie welke taken en verantwoordelijkheden heeft, zodat u in geval van een incident geen kostbare tijd verspilt aan het bepalen van wat u moet doen en met wie u moet praten – u kunt direct aan de slag.
2. Zorg voor een actief crisisplan
Ontwikkel een crisisplan en test dit regelmatig via crisissimulaties, zowel via computergesimuleerde oefeningen als door echte oefeningen waar uw managementteam bij betrokken is. Oefening baart kunst, en onze ervaring toont aan dat het helpt de alertheid – en het vertrouwen – te verbeteren tijdens het omgaan met een incident.
3. Handhaaf een HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Points) plan
HACCP is een wettelijke verplichting voor levensmiddelenbedrijven in de EU (en vrijwel overal ter wereld). HACCP is een voedselveiligheidsysteem dat risico’s identificeert, vereist dat kritische grenswaarden worden vastgesteld en bepaalt welke kritische controlepunten gehandhaafd moeten worden om incidenten met microbiële, chemische en fysische besmetting van voedsel te voorkomen of te verminderen.
4. Training is de sleutel
Training in alle relevante aspecten is van vitaal belang, bijvoorbeeld voedselveiligheid, HACCP, health and safety en milieubeheer. U moet kunnen aantonen dat u een uitgebreid trainingsprogramma hebt ingesteld en dient ervoor te zorgen dat nieuwe medewerkers hieraan deelnemen.
5. Behaal een derdenaccreditatie
Het verkrijgen van een derdenaccreditatie geeft u en uw belanghebbenden het vertrouwen dat uw voorbereidingen voldoen aan best practice standaarden in de sector. Bovendien is het een krachtig onderdeel van uw audit trail.
6. Houd een audit trail bij
Zeker als goedkeuring door een derde partij niet (direct) beschikbaar is, dient u interne audit-informatie te kunnen verschaffen. Deze informatie moet aantonen dat u alle stappen die van u verwacht konden worden, hebt ondernomen om het incident onder controle te houden.
7. Zorg voor geauditeerde en goedgekeurde food/non-food specificaties
Specificaties zijn, eenmaal overeengekomen en ondertekend, te beschouwen als een juridisch document en worden vaak gebruikt in procedures over geschillen.
Specificaties zijn echter vaak gebrekkig omdat ze geen melding maken van onderdelen of ingrediënten die tot een recall kunnen leiden. Ook worden ze vaak veranderd zonder toestemming van de klanten, wat leidt tot een toename in terugroepacties.
8. Bouw uw specialistennetwerk op
Deskundig advies van specialisten is vaak essentieel tijdens een (potentiele) crisissituatie. Met behulp van een netwerk van microbiologen, voedingschemici, farmaceutische specialisten en andere experts kunt u ervoor zorgen dat een eventuele crisis effectiever wordt afgehandeld. Documenteer hun contactgegevens in uw crisis- en recall-plannen, zodat u weet wie u moet inschakelen bij een incident.
9. Stel uw communicatiemateriaal op voorhand op en laat deze goedkeuren
In geval van een terugroepactie verwachten regelgevende instanties mogelijk dat u ongelooflijk snel reageert. Verspil geen tijd door dan pas te beginnen met het opstellen van uw communicatiemateriaal. Ontwikkel flexibele sjablonen die u snel kunt inzetten, zodat u zich kunt concentreren op andere kritieke communicatiegebieden.
10. Tot slot: Geen paniek!
Vertrouw bij een incident op uw beproefde recall- en crisisplannen, gebruik uw crisishulplijn, en vergeet niet om monsters van de teruggeroepen producten te bewaren.
