In de rubriek “Spotlight” behandelen wij heikele onderwerpen, die wel veel aandacht verdienen, maar die niet in de publiciteit komen vanwege hun complexiteit .
Deze keer:
De Haan BV. Wat De Haan BV. is overkomen, kan namelijk iedereen overkomen.
Een successtory, maar het loopt niet goed af.
Onderstaand treft u een feitelijke weergave aan, van de opkomst van De Haan BV, een IT-bedrijf dat dankzij innovatief meedenken met haar klanten, een prominente leverancier van kassasystemen werd. Jarenlang leverde zij succesvol aan bedrijven in diverse branches: van horeca tot wellness en van kunstinstellingen tot sportclubs en was zij zelfs marktleider in de Leisure markt (vakantieparken, pretparken, dierentuinen).
Hans De Haan (geb.1945) begon in 1979 met onderhoudsdiensten voor kassa’s en weegschalen. Later werd hij als dealer actief, zodat zijn klanten ook kassa’s via hem konden laten leveren. Na zijn huwelijk met Yvonne (geb. 1950) hebben zij in 1989 samen De Haan BV (hierna: De Haan) opgericht. Zij kregen twee zoons en zij hoopten dat het familiebedrijf ooit door hen zou kunnen worden voortgezet
De kassarol: van oudsher een fundament voor bedrijfsvoering
Tot de jaren 1980/90 was de kassa in iedere winkel de enige informatiebron voor de boekhouder.
Tot de jaren 1980/90 was de kassa in iedere winkel de enige informatiebron voor de boekhouder. Hiermee kon de omzetbelasting worden afgerekend, de omzet makkelijk geregistreerd worden en tevens worden afgedrukt per dag of periode. Na het afdrukken van de totaaltelling, werd de kassa automatisch op 0 gesteld.
De berekening van de dagomzet was veilig gesteld als wettig en overtuigend bewijs.
De meeste kassa’s hadden ook nog een controle-rol waarop alle handelingen werden vastgelegd. Deze werd vervolgens, samen met de omzetgegevens, zorgvuldig in een kluis opgeborgen ten bewijze van de boekhoudkundige onderbouwing van de cijfers. Het was zelfs een vereiste van de Belastingdienst dat de kassa-rollen altijd beschikbaar waren voor controle-doeleinden.
AFROMEN
De kassa werd dagelijks geleegd en het geld werd geteld. De kassa werd vervolgens “afgeroomd” en het overtollige kasgeld werd bij de bank via de nachtkluis op de rekening gestort. In de kassa werd slechts een klein bedrag voor wisselgeld achtergelaten.
1987: HOOGSTE TIJD VOOR AUTOMATISERING
Hans en Yvonne voorzagen dat horecaondernemers efficiënter zouden kunnen inkopen, als zij meer inzicht zouden hebben in hun omzet. Bijvoorbeeld, om op productniveau te weten hoeveel van welk product (bijvoorbeeld een frisdrank) is verkocht
Automatisering zou een oplossing kunnen bieden. De Haan was succesvol en winstgevend, dus besloten de eigenaren in 1987 programmeurs in dienst te nemen, die software maakten voor zowel een kassasysteem als een systeem om voorraden te kunnen bewaken.
Het softwarepakket werd in 1990 op de markt gebracht onder de naam AMBER Software. Amber Software was een innovatie die met name voor de horeca branche een grote omslag betekende. Het ontwikkelen van Amber Software vergde indertijd ongeveer 10 manjaren *.
De volgende stap : WINCASH Software
Voortbouwend op de ervaring die werd opgedaan met Amber Software werd door De Haan na de introductie van Windows rond 2000 een geheel op Windows gebaseerd pakket ontwikkeld: Wincash2000. In 2010 maakten ruim 4500 ondernemingen gebruik van software van De Haan. Naar schatting heeft de ontwikkeling van Wincash aan De Haan ongeveer 14 manjaren gekost *.
Meer licenties dan klanten
Alleen enkele grote ondernemingen als Schiphol Shopping center, Amsterdam Arena, De Efteling namen meer dan 100 systemen af, dus het aantal verkochte licenties overtrof het aantal klanten (4500) ruimschoots. De omzet vanwege royalty’s (licenties) steeg van (omgerekend naar euro) €2.8 miljoen in 1997 naar €5.5 miljoen in 2007.Het is gebruikelijk dat de licentiekosten ieder jaar weer in rekening worden gebracht, dus gemaakte omzet kon nog jaren daarna worden geprolongeerd.
Wincash2000 werd het eerste Kassasysteem met touchscreen en ‘hand-held-terminals’.
Wincash Software was een succes, dus De Haan investeerde nog eens fors in een project dat op Windows was gebaseerd. De Haan investeerde nogmaals 8,5 manjaren *. in de ontwikkeling van Wincash2000 Software en ook dit systeem bleek een doorslaand succes
ELLIE SOFTWARE ‘IN THE CLOUD’
Vanwege het grote succes van hun Wincash 2000 Software, besloot De Haan in 2007 een nieuwe versie daarvan te laten maken. Een systeem dat “in the cloud” kon fungeren: web-based, ofwel, via het internet toe te passen. Zelf konden zij niet programmeren, maar hiervoor hadden zij inmiddels een aanzienlijk en zeer vaardig team specialisten in dienst. In de ontwikkeling van het nieuwe systeem is indertijd meer dan 15 manjaren * geïnvesteerd. Deze innovatie kreeg de naam Ellie Software.
Ellie Software werd al ras ontdekt door een groot aantal andere gebruikersgroepen waaronder musea, horeca, wellness en golfclubs.
Daarnaast werd De Haan B.V. marktleider in de Leisure markt (vakantieparken, pretparken, dierentuinen).
Zelfs het beheer van terreinbeveiliging en toegangspoorten behoorde tot de taken die d.m.v. Wincash konden worden uitgevoerd. De Haan BV was de eerste die in Nederland de kassa met touchscreen introduceerde.
Bedienend horeca-personeel kon voor het eerst gebruik maken van handterminals die rechtstreeks in verbinding stonden met de keuken en de bar.
Stijgende omzetcijfers bleven niet uit: tussen 2000 (omgerekend €1.6 miljoen) en 2007 (€5.5 miljoen) steeg de omzet met 343%.
INNOVATIE : EEN CORRECTIE-FUNCTIE
Voor het geval een gast van een horecabedrijf het niet eens was met de aan hem gepresenteerde rekening, is de software uitgerust met een correctie-functie. Deze correctie-functie was en is uitsluitend beschikbaar voor medewerkers die daarvoor toestemming hadden gekregen en over de werking waren geïnformeerd.
Had men dus voor de verkeerde tafel een eindafrekening laten afdrukken, dan zou het afdrukken van de eindafrekening dankzij de correctiefunctie voortaan ongedaan kunnen worden gemaakt, zodat deze eindafrekening later alsnog kon worden afgedrukt incl. aanvullende bestellingen.
Hetzelfde gold voor het corrigeren van fouten. bestelde iemand een biefstuk, maar werd deze per abuis een kipgerecht geserveerd, dan kon de correctie op de bon kunnen worden doorgevoerd. Het kipgerecht werd afgeboekt als verliespost en de biefstuk werd alsnog ingeboekt.
Mondiale economische crisis, maar niet bij De Haan B.V.
Het verging De Haan uitstekend en het bedrijf had geen last van de diepe economische crisis die sinds 2007 mondiaal had toegeslagen.
Omzet 2008: € 5.300.000,= (Als gevolg van de mondiale crisis was er slechts sprake van een minimale stagnering van de groei)
Omzet 2009: € 4.900.000,= (Slechts een lichte terugval als gevolg van de crisis)
ADVIESRAAD TEGEN FRAUDE IN HET MKB
De fiscus verzocht De Haan B.V. zitting te nemen in de adviesraad die in samenwerking met de fiscus moest zoeken naar administratieve beveiligingen waarmee het voor personeel en ondernemers moeilijker zou worden zo niet onmogelijk, om contant geld buiten de boekhouding te brengen.
Schaduwboekhouding
De fiscus uitte de vrees dat binnen het MKB en zeker in de Horecabranche al vele jaren omzet buiten de boeken werd gehouden. De Adviesraad kwam tot de conclusie dat malversatie van de boekhouding alleen bestreden kan worden met maximale transparantie en dus besloot De Haan B.V. haar software te voorzien van een schaduwboekhouding: digitale registratie van alle handelingen die op de door haar geleverde kassasystemen werden verricht.
Het digitale geheugen bestond uit twee delen.
– Een actuele boekhouding op basis van de definitieve dagomzet, waarin alleen de goed bevonden boekingen te vinden waren.
– Een schaduwboekhouding waarin niet alleen de goed bevonden boekingen, maar ook alle foute boekingen en de correcties daarop, teruggevonden konden worden.
De accountant, maar ook de fiscus kon langs deze weg op efficiënte wijze controleren welke wijzigingen handmatig waren ingeboekt en zo ja, of daarvoor een verklaring kon worden gevonden.
Voor de ondernemers bood deze software hen de zekerheid dat de fiscus blindelings kon vertrouwen op de via de boekhouder aangeleverde cijfers. Er was immers sprake van een fraudebestendige boekhouding.
MAAR HOE DRAMATISCH EN TRAGISCH EINDIGT DIT VERHAAL
Helaas eindigt het succesverhaal van De Haan in een drama.
Als gevolg van een scala van manipulatieve handelingen uitgevoerd in opdracht van de FIOD en van het Openbaar Ministerie, krijgt de directie een strafblad aangemeten en dwingen ambtenaren hen tot het schenden van de Wet op de Privacy.
Het vervolg op dit verhaal treft u aan in
DEEL 2 :
Machteloos toezien hoe overheidsdienaren dmv list en bedrog jou en je bedrijf slopen
